MobileSerwis
Program dla serwisu klimatyzacji
Przeglądy sezonowe, montaże na kilka dni, urządzenia klienta z mocą i czynnikiem, wysyłka SMS przed sezonem i aplikacja dla serwisanta — w jednym systemie na Twoim hostingu.
- Dane należą do Ciebie — system działa na Twoim hostingu i Twojej domenie, nie w cudzej chmurze.
- Biuro bez limitu stanowisk — jedna licencja obejmuje wszystkie konta biurowe.
- Aplikacja mobilna serwisanta (Android / iOS) — z pełną pracą offline, bez zasięgu.
- Wdrożenie z importem danych i 12 miesiącami aktualizacji w cenie licencji.
Najlepiej sprawdza się w firmach z zespołem serwisantów w terenie i biurem przyjmującym zgłoszenia — od kilku osób po kilkudziesięciu, także w wielu oddziałach. Specjalizujemy się w kotłach gazowych, ale system wspiera każdy serwis z dojazdem do klienta.
Nie umawiamy prezentacji i nie dzwonimy — wycenę odsyłamy e-mailem.
Gdzie już pracuje
16 oddziałów w całej Polsce — od Wybrzeża po Podkarpacie, od Ziemi Lubuskiej po Mazowsze.
Od serwisów z kilkoma serwisantami po firmy z wieloma oddziałami. Każda instalacja działa na hostingu klienta — dane nie są w naszej chmurze.
Sezon w serwisie klimatyzacji: zaplanuj go, zanim rozdzwoni się telefon
W serwisie klimatyzacji praca przychodzi falami: wiosną przeglądy i czyszczenie przed upałami, latem montaże i awarie, jesienią przeglądy urządzeń, które grzeją też zimą. MobileSerwis pomaga rozłożyć tę falę w czasie. Przed sezonem jedną wysyłką masową zaprosisz na przegląd klientów, u których ostatnia wizyta była dawno — odbiorców wybierasz po dacie ostatniego przeglądu urządzenia, miejscowości, kodzie pocztowym, znacznikach albo grupach, a koszt SMS-ów widzisz przed startem.
Każdy klimatyzator ma kartę w kartotece klienta: model, numer fabryczny, data montażu i historia wizyt. Do typu urządzenia dopiszesz własne pola — np. moc chłodniczą, rodzaj i ilość czynnika — a gotowy zestaw pól dla klimatyzatora wstawisz jednym przyciskiem. Klient z kilkoma lokalizacjami — biuro, sklepy, dom i domek letniskowy — ma je jako obiekty, każdy z własnym adresem, urządzeniami i osobą na miejscu.
Montaż klimatyzacji u klienta firmowego bywa pracą na dwa–trzy dni. Prowadzisz go jako jedno zlecenie rozciągnięte na kolejne dni — w widoku Gantt to jeden pasek, więc widać, kiedy ekipa będzie wolna. Ofertę na montaż wyślesz klientowi linkiem: wybiera wariant i dodatki, akceptuje w telefonie, a przyjętą zamieniasz w zlecenie jednym przyciskiem.
W trakcie sezonu przydaje się też:
- umowa serwisowa z rytmem przeglądu dla każdego urządzenia — zlecenia zakładają się same, z wyprzedzeniem;
- lista czynności przeglądu z pomiarami i blokadą zamknięcia bez kompletu;
- przekazanie zlecenia podwykonawcy linkiem, gdy własna ekipa nie nadąża;
- Terminy do pilnowania — ważność uprawnień serwisantów, np. certyfikatu F-gazowego, i wzorcowań przyrządów.
Gdy klient zgłasza awarię w środku upałów, liczy się szybki termin. Przy nowym zleceniu program sam proponuje wolne okna serwisantów obsługujących ten typ urządzenia, z uwzględnieniem dojazdu, a z modułem Serwisant w drodze klient dostaje SMS z godziną przyjazdu — zamiast dzwonić do biura z pytaniem „kiedy będziecie?”.
System działa na Twoim hostingu, a serwisanci pracują na aplikacji, która działa także bez zasięgu — z planem dnia, nawigacją do klienta, zdjęciami i podpisem klienta na ekranie. Dane klientów i urządzeń zostają u Ciebie.
Moduły, które się tu przydadzą
Wybór z pełnej listy modułów MobileSerwis. Plakietka „w cenie” oznacza moduł, który włączasz sam w ustawieniach, kiedy zechcesz; moduły oznaczone jako opcjonalne są wyceniane osobno.
Kalendarz i mapa
Wizyty, dyżury i nieobecności serwisantów w widokach Dzień / Tydzień / Gantt / Agenda. Mapa wizyt z trasami, czas przejazdu między zleceniami i podpowiedź najlepszego wolnego terminu. Przycisk „Ułóż” proponuje kolejność wizyt z krótszymi przejazdami. Montaż na kilka dni to jedno zlecenie i jeden pasek w Gantcie — zakres ustawiasz przeciągnięciem. Klient jednym kliknięciem potwierdza termin albo prosi o inny, a odpowiedź widzisz w kalendarzu, zanim serwisant wyjedzie.
Ulotka PDF: „Ułóż trasę dnia”Ulotka PDF: „Potwierdzenie terminu przez klienta”
Klienci i urządzenia
Baza odbiorców usług z urządzeniami, historią napraw i lokalizacją. Wyszukiwanie po mieście, ulicy, telefonie, numerze seryjnym i sprzęcie; znaczniki kolorów do własnych oznaczeń i własne grupy — region, branża, segment, z podgrupami — po których przefiltrujesz listę. Dane firmowego klienta uzupełnisz jednym kliknięciem — wpisujesz NIP, a system pobiera nazwę i adres z rejestru Ministerstwa Finansów. Klient z kilkoma lokalizacjami — hotel, sklepy, dom i domek letniskowy — ma je jako obiekty, a do każdego typu urządzenia dopiszesz własne pola, np. moc czy czynnik chłodniczy. Klientów zobaczysz też na mapie: kolor pinezki mówi, u kogo dawno nie było serwisu, komu kończy się przegląd i gdzie czeka wizyta z umowy.
Ulotka PDF: „Obiekty klienta”Ulotka PDF: „Własne pola urządzeń”
Przypomnienia
Zaplanowany kontakt z klientem o zbliżającym się przeglądzie: data, sprzęt i szablon treści. Automatyczna wysyłka e-mail / SMS. Coroczny przegląd, o którym klient sam nie pamięta, to zlecenie, którego nie wystawiłeś — przypomnienia odzyskują je za Ciebie. Jedną wiadomość wyślesz też do wielu klientów naraz — np. zaproszenie na przegląd przed sezonem do wszystkich, u których przegląd był ponad 11 miesięcy temu. Odbiorców wybierasz po znacznikach, grupach i miejscowościach, koszt SMS-ów znasz przed startem, a klienci, którzy się wypisali, są pomijani zawsze.
Umowy serwisowe
Umowa z klientem obejmuje jego urządzenia — każde z własnym rytmem przeglądów. Program sam zakłada zlecenie przeglądu miesiąc przed terminem, a biuro tylko umawia wizytę z listy „do zaplanowania”. W zleceniu widać, że to przegląd z umowy i co klient ma w cenie; wygasające umowy przypominają się same.
Magazyny
Katalog części i usług z cennikami ważnymi od wybranego dnia, stany magazynu głównego i samochodów serwisantów, dokumenty PZ / WZ / MM / RW oraz zamówienia do dostawców. Inwentaryzację robisz w programie — z postępem spisu i różnicami do arkusza — a części znajdziesz po kodzie kreskowym. Części z wizyt schodzą ze stanu automatycznie. Magazyn nie musi być wpisywany ręcznie — stany potrafią synchronizować się automatycznie z Twoim programem handlowym, razem z cenami i grupami towarów. Dla każdej części ustawisz minimum i maksimum, w magazynie i w aucie; z braków program przygotuje zamówienie albo przesunięcie do auta.
Oferty
Oferty i kosztorysy z pozycjami w grupach, marką urządzenia i stawką VAT — z listy, z okna zlecenia albo od serwisanta z aplikacji mobilnej. Klient dostaje link, wybiera wariant i dodatki, akceptuje ofertę z telefonu — a przyjętą zamieniasz w zlecenie jednym przyciskiem. Moduł włączasz sam w ustawieniach — jest w cenie programu.
Podwykonawcy przez link
Zlecenie, którego nie obsłużysz sam, przekazujesz innemu serwisowi jednym przyciskiem. Podwykonawca dostaje link e-mailem albo SMS-em — bez konta w programie i bez aplikacji — przyjmuje albo odrzuca zlecenie, może zaproponować inny termin, a po wizycie odsyła z telefonu raport: opis prac, części, czas pracy i zdjęcia, a z modułem Podpisy także podpis klienta. Widzi tylko to jedno zlecenie, bez Twoich cen dla klienta. Do zlecenia nic nie trafia, dopóki biuro tego nie zatwierdzi. Moduł włączasz sam w ustawieniach.
Zgłoszenia i sprawy
Jedna skrzynka na wszystko, co trzeba załatwić. Mail wysłany na adres serwisu sam staje się zgłoszeniem — z treścią, zdjęciami i klientem z kartoteki, bez przepisywania. A gdy wizyta się kończy, ale temat nie — wrócić z częścią, wycenić wymianę — serwisant zgłasza to z aplikacji. Każda pozycja ma termin i osobę, na liście i na tablicy, aż ktoś ją zamknie. Zgłoszenia zakłada też formularz na Twojej stronie albo inny system, a po wizycie klient ocenia ją jednym kliknięciem — niska ocena wraca do biura jako sprawa.
Ulotka PDF: „Zgłoszenia z e-maila”Ulotka PDF: „Zgłoszenia z innych systemów”Ulotka PDF: „Opinie klientów po wizycie”
Serwisy, które pracują na MobileSerwis
Nazwy firm i opinie publikujemy wyłącznie za zgodą klienta — w brzmieniu, w jakim je otrzymujemy.
„Przyjęcie zlecenia jest intuicyjnie proste, a mapa z lokalizacją klienta i wcześniejszych zleceń serwisantów pozwala już podczas rozmowy powiedzieć klientowi, kiedy dojedzie serwisant — często jeszcze tego samego dnia. Bieżąca lokalizacja technika ogromnie ułatwia planowanie, a prosty raport z zamkniętych zleceń — rozliczanie z serwisantami. Komunikacja z klientem przez SMS, e-mail i portal klienta daje biuru wyraźną oszczędność czasu. Ostatnie zmiany zostały bardzo dobrze odebrane przez zespół biura i techników w terenie.”
Papier, zeszyt i telefon przestają wystarczać
Papierowe zlecenia
Karteczki i zeszyty giną, a historii napraw kotła u klienta nie da się odtworzyć.
Brak kontroli nad trasą i terminami
Nie wiadomo, kto gdzie jest, a klienci dzwonią i czekają na potwierdzenie wizyty.
Części poza stanem
Serwisant bierze części „na zeszyt” — stan magazynu nie zgadza się z rzeczywistością.
Nierozliczona gotówka
Pobrania z wizyt rozliczane po tygodniu, bez historii i bez potwierdzeń.
Specjalizacja: kotły gazowe. Zbudowany dla każdego serwisu z dojazdem
MobileSerwis rozwijamy od 2011 roku razem z firmami serwisującymi kotły gazowe i urządzenia grzewcze — to nasza specjalizacja. Ale klient, urządzenie, zlecenie, termin, części i rozliczenie wyglądają tak samo w każdej branży terenowej.
Kotły gazowe i urządzenia grzewcze
Przeglądy okresowe, naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne, pierwsze uruchomienia — różni producenci.
Pompy ciepła i klimatyzacja
Montaże, przeglądy sezonowe i zgłoszenia awarii z historią każdego urządzenia.
Instalacje i hydraulika
Ekipy w terenie, materiały z magazynu i rozliczenia robocizny po każdej wizycie.
Serwis AGD i urządzeń
Baza urządzeń klienta z historią napraw, częściami i dokumentacją.
Każdy serwis z dojazdem
Masz techników w terenie i biuro przyjmujące zgłoszenia? Ten przepływ jest dla Ciebie.
Od zgłoszenia do rozliczenia — jeden przepływ
Przewijaj — ekran po prawej podąża za kolejnymi krokami pracy Twojego serwisu.
Biuro przyjmuje zgłoszenie
Telefon trafia na kartę klienta i jego urządzeń — z całą historią napraw, kontaktami i lokalizacją; z modułem VoIP dane dzwoniącego wyskakują jeszcze przed odebraniem. Mail wysłany na skrzynkę serwisu sam staje się zgłoszeniem — z treścią, załącznikami i klientem z kartoteki, bez przepisywania.
Zlecenie i termin w kalendarzu
Wizyta ląduje w planie dnia serwisanta — widać trasę, terminy i wolne okna. System sam podpowiada najlepszy termin z uwzględnieniem dojazdu, a wizyty widać też na mapie.
Serwisant dostaje wizytę na telefon
W aplikacji mobilnej ma pełne zlecenie: adres z nawigacją GPS, kontakt, historię kotła i plan dnia. Działa też offline — w kotłowni i piwnicy bez zasięgu.
Zdjęcia, części, protokół — na miejscu
Naprawa udokumentowana od ręki: zdjęcia usterki, zużyte części zdjęte ze stanu magazynu serwisanta i protokół z wizyty. Wszystko od razu widać w biurze. Z modułem podpisów klient potwierdza kartę zlecenia palcem na ekranie i dostaje ją w PDF na e-mail.
Rozliczenie bez czekania
Gotówka, przelew lub karta — kasa każdego serwisanta rozliczona na bieżąco, z historią wpłat i wypłat. Raporty pokazują przychód i pracę całego zespołu.
Tak wygląda system — bez retuszu
Ekrany pochodzą z wersji demonstracyjnej (dane przykładowe). Przewijaj w dół — karty przesuwają się w bok. Kliknięcie powiększa ekran.
Tydzień jednego serwisanta albo całego zespołu: adresy, priorytety i znaczniki na kafelkach, a z boku te same wizyty na mapie. Zakres montażu na kilka dni zaznaczasz przeciągnięciem.
Serwisanci w wierszach, czas w kolumnach: widać wolne okna, kilometry i czas przejazdu między wizytami oraz podsumowanie dnia każdego serwisanta.
Statusy, priorytety i najbogatsze filtry w programie; każde zgłoszenie ma historię, termin, serwisanta i dokumenty — bez papieru.
Maile wysłane na skrzynkę serwisu, zgłoszenia z Portalu Klienta i sprawy zgłaszane przez serwisantów po wizycie — „wrócić z częścią”, „przygotować wycenę” — na jednej tablicy, z terminem i osobą, aż ktoś je zamknie.
Kontakty, kotły i urządzenia grzewcze, historia napraw, znaczniki kolorów i lokalizacja — wyszukiwanie po wielu polach naraz.
Automatyczne powiadomienia e-mail / SMS wg szablonów. Coroczny przegląd, o którym klient sam nie pamięta, to zlecenie, którego nie wystawiłeś — przypomnienia odzyskują je za Ciebie.
Przewijaj dalej, aby zobaczyć kolejne ekrany
Aplikacja mobilna dla serwisanta
Serwisant pracuje na telefonie (Android / iOS), a biuro widzi postęp na żywo. Może też sam przyjąć zgłoszenie — zakłada zlecenie prosto z telefonu, bez komputera — i od razu zaplanować klientowi powiadomienie o kolejnym przeglądzie lub serwisie. Aplikacja działa też offline — plan dnia, dane klientów i zleceń są zapisane w telefonie, więc technik ma je także w kotłowni czy piwnicy bez zasięgu.
Plan dnia i nawigacja
Lista wizyt na dziś, adres z nawigacją GPS i najkrótsza trasa między zleceniami. Wizyty widać też w kalendarzu Google, Apple albo Outlook, obok prywatnych spraw.
„Jadę” — klient wie, kiedy będziesz
Jednym przyciskiem serwisant wysyła klientowi SMS z godziną przyjazdu policzoną z jego pozycji. Klient może odpisać wskazówką dojazdu albo dać znać, że nie ma go w domu — serwisant widzi to od razu w zleceniu, a „Jestem na miejscu” uruchamia stoper wizyty.
Zdjęcia z wizyty
Dokumentacja fotograficzna urządzenia i usterki dodawana wprost z telefonu.
Przyjmowanie zgłoszeń w terenie
Serwisant sam zakłada nowe zlecenie prosto z telefonu — np. na kolejną wizytę u klienta — bez komputera i bez dzwonienia do biura.
Praca offline — naprawdę, nie „trybem awaryjnym”
Aplikacja trzyma plan dnia, klientów i zlecenia we własnej bazie w telefonie, więc w kotłowni czy w piwnicy bez zasięgu serwisant pracuje normalnie: zmienia statusy, dopisuje części, robi zdjęcia. Zmiany czekają w kolejce i dosyłają się same po odzyskaniu zasięgu — nawet jeśli w tym czasie biuro edytowało to samo zlecenie, nic się nie nadpisze.
Podpis klienta na ekranie
Klient podpisuje kartę zlecenia palcem na telefonie serwisanta i dostaje swój egzemplarz w PDF na e-mail — moduł opcjonalny.
Wszystko o aplikacji serwisanta →
Co dostajesz — bez gwiazdek
Dane należą do Ciebie
System instalujemy na Twoim hostingu i Twojej domenie — baza klientów i urządzeń jest u Ciebie, nie w naszej chmurze. Dostęp przez przeglądarkę z biura i z terenu.
Biuro bez limitu stanowisk
Jedna licencja systemu obejmuje całe biuro — pracujesz na tylu stanowiskach, ilu potrzebujesz, bez opłat za kolejne konta.
Płacisz za firmę, nie za każdego użytkownika co miesiąc
To licencja, nie abonament rozliczany od głowy — dołożenie kolejnej osoby w biurze nie podnosi rachunku, bo konta biurowe są bez limitu. W cenie licencji jest 12 miesięcy aktualizacji i wsparcia, potem przedłużasz opiekę jedną opłatą za firmę. Im większy zespół, tym większa różnica wobec abonamentu liczonego za każdego użytkownika.
Wdrożenie z importem danych
Konfiguracja pod Twój serwis i przeniesienie dotychczasowych klientów, urządzeń i historii napraw — nie zaczynasz od zera.
Aplikacja dla technika
Serwisanci dostają zlecenia na telefon (Android / iOS), a biuro ma pełną kontrolę. Dostęp mobilny licencjonowany osobno dla każdego serwisanta.
12 miesięcy aktualizacji i wsparcia
Gwarancja, aktualizacje i pomoc techniczna w cenie licencji przez pierwszy rok — potem przedłużasz opiekę na kolejne lata.
Branżowe dopasowanie
Rozwijany dla serwisów terenowych od 2011 roku — specjalizacja: kotły gazowe (przeglądy okresowe, naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne, pierwsze uruchomienia).
Dostajesz e-mailem dostęp do wersji demo z przykładowymi danymi oraz indywidualną wycenę — bez zobowiązań.
Instalacja na Twoim hostingu, konfiguracja pod Twój serwis i przeniesienie dotychczasowych danych.
Logujecie się i pracujecie na swoich danych; w systemie jest wbudowana pomoc z podręcznikiem.
Przez 12 miesięcy macie aktualizacje i wsparcie techniczne w cenie licencji.
Licencja systemu jest jedna — biuro pracuje bez limitu stanowisk; osobno licencjonowany jest tylko dostęp mobilny każdego serwisanta. Dlatego wycena wdrożenia jest indywidualna i zależy głównie od liczby serwisantów oraz zakresu importu danych — konkretną kalkulację przygotujemy po otrzymaniu formularza.
FAQ — zanim zapytasz o wycenę
W module Przypomnienia, w zakładce Wysyłka masowa, wybierasz odbiorców — np. klientów, u których przegląd urządzenia był ponad 11 miesięcy temu, z wybranych miejscowości albo grup — i piszesz jedną wiadomość SMS lub e-mail. Przed startem widzisz listę odbiorców i koszt SMS-ów, a wysyłkę możesz zaplanować na wybraną godzinę. Wiadomości handlowe dostają tylko klienci ze zgodą.
Tak — przez własne pola typu urządzenia. Dla klimatyzatora dodasz np. moc chłodniczą, rodzaj czynnika i jego ilość; pole może być liczbą z jednostką, listą wyboru albo tekstem. Wartości widać w karcie klienta, w podglądzie urządzenia w oknie zlecenia i na wydruku. Przycisk „Wstaw przykładowe pola” doda gotowy zestaw dla klimatyzatora.
Jako jednego klienta z obiektami. Płatnik zostaje jeden — z NIP-em i kontaktem głównym — a każdy obiekt, np. sklep sieci czy biuro, ma własny adres z pinezką, urządzenia, osobę na miejscu i instrukcję dojazdu dla serwisanta. Umowę serwisową założysz na jeden obiekt albo na całego klienta, a każde zlecenie jedzie pod adres obiektu, w którym stoi urządzenie.
Tak. Listę czynności — np. czyszczenie filtrów i wymiennika, kontrola odpływu skroplin, pomiary — układasz sam dla rodzaju zlecenia i typu urządzenia. Serwisant odhacza ją w aplikacji, także bez zasięgu, a pozycje wymagane musi uzupełnić, zanim zamknie wizytę. Wykonane czynności mogą trafić na kartę zlecenia wysyłaną klientowi.
Tak. W module Terminy do pilnowania prowadzisz uprawnienia i badania serwisantów — np. certyfikat F-gazowy — wzorcowania przyrządów oraz przeglądy i OC aut, z datą ważności, numerem dokumentu i skanem. Program pokazuje na Pulpicie, co jest po terminie i co wygasa w ciągu 7 i 30 dni, a po odnowieniu liczy dni do kolejnej daty.
Tak — to moduł Podwykonawcy przez link. Z okna zlecenia wysyłasz podwykonawcy e-mail, a jeśli chcesz, także SMS z linkiem. Podwykonawca nie potrzebuje konta w programie ani aplikacji: przyjmuje albo odrzuca zlecenie jednym kliknięciem, może zaproponować inny termin, a po wizycie odsyła z telefonu raport — opis prac, użyte części, czas pracy i zdjęcia. Widzi tylko to jedno zlecenie, bez Twoich cen i bez innych zleceń. Do zlecenia nic nie trafia bez Twojej zgody: raport zatwierdzasz albo odsyłasz do poprawki.
Nie. Kotły gazowe i urządzenia grzewcze to nasza specjalizacja — system rozwijamy w tej branży od 2011 roku (różni producenci, przeglądy okresowe, naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne, pierwsze uruchomienia). Ale klienci, urządzenia, zlecenia, kalendarz, magazyn i rozliczenia są uniwersalne — MobileSerwis sprawdzi się w każdym serwisie z dojazdem do klienta: pompy ciepła, klimatyzacja, instalacje, AGD i inne.
System instalujemy na Twoim hostingu i Twojej domenie — baza klientów, urządzeń i historii napraw jest u Ciebie, nie w naszej chmurze. Ty i Twoi pracownicy korzystacie z niego przez przeglądarkę, z biura i z terenu.
To zakup licencji, a nie abonament rozliczany za każdego użytkownika — płacisz raz za system, który instalujemy na Twoim hostingu, a konta biurowe są bez limitu. W cenie licencji jest 12 miesięcy aktualizacji i wsparcia technicznego; po tym okresie przedłużasz opiekę jedną opłatą za firmę. Warto ją utrzymywać — to z niej płyną aktualizacje systemu i nowe wersje aplikacji mobilnej. Przy zespole kilku serwisantów wychodzi to zwykle korzystniej niż abonament liczony od każdego użytkownika co miesiąc; konkretną kalkulację dla Twojej firmy odsyłamy po wysłaniu formularza.
Tak — po wysłaniu formularza odsyłamy e-mailem dostęp do wersji demonstracyjnej z przykładowymi danymi. Możesz spokojnie klikać po całym systemie, także z telefonu — bez zobowiązań i bez instalowania czegokolwiek. Na pytania odpowiadamy e-mailem.
MobileSerwis dla Twojej sytuacji
Te same możliwości, opisane pod kątem tego, czego szukasz.
Zapytaj o wycenę
Dwa pola — resztę doprecyzujemy mailem. Odeślemy indywidualną wycenę wdrożenia dla podanej liczby serwisantów, a razem z nią dostęp do wersji demo (przykładowe dane).
Nie dzwonimy i nie umawiamy prezentacji. Odpisuję osobiście e-mailem — zwykle jeszcze tego samego dnia wieczorem, najpóźniej w ciągu jednego dnia roboczego. Weekendy mam wolne, więc na zgłoszenie z piątku wieczorem odpiszę w poniedziałek. Bez handlowca i bez cyklu telefonów.